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人力資源管理制度案例 

第一部分 綜合管理制度部分

三、水木知行文件與檔案管理制度——文件管理（二）

第十一條  文件發(fā)送與簽收程序
?公司本部采用書(shū)面簽收發(fā)式，綜合管理部直接將文件交各部門(mén)負(fù)責(zé)人，由部門(mén)負(fù)責(zé)人在文件發(fā)文單上簽收。
?對(duì)公司在外分支機(jī)構(gòu)的文件，以傳真方式遞送，各機(jī)構(gòu)在文件發(fā)文單中簽收。
第十二條  發(fā)文的判行權(quán)限：
?以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送呈董事長(zhǎng)判行。
?加蓋公司章的發(fā)文：應(yīng)送呈總經(jīng)理判行。
?若因緊急事務(wù)，總經(jīng)理不在的情況下，可由公司主管行政的副總經(jīng)理代為判行，但須經(jīng)總經(jīng)理補(bǔ)簽。
?以各部門(mén)名義發(fā)文，無(wú)須加蓋公章者，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人判行。
第十三條  傳真發(fā)文管理：公司傳真由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)，公司所有傳真必須登記，未登記的傳真，相關(guān)部門(mén)有權(quán)拒絕發(fā)送，且可視為未經(jīng)公司認(rèn)可的文件。
第十四條  公司收文由綜合管理部負(fù)責(zé)，發(fā)往公司的各類(lèi)文件均由綜合管理部進(jìn)行登記，公司人員若代為公司傳送文件，也應(yīng)首先將文件交與綜合管理部，由綜合管理部登記。
?公文處理：公司的所有收文必須登記，并注明公文轉(zhuǎn)移的去向。綜合管理部文員將公文登記后，根據(jù)公文內(nèi)容向各部門(mén)及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)。若文員不能判明，由綜合管理部部長(zhǎng)決定。文員須將文件內(nèi)容、收到時(shí)間、去向予以登記，如需存檔，文員要立刻辦理文件存檔手續(xù)。
?信函處理：指名收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書(shū)者，應(yīng)視同公務(wù)文書(shū)拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能認(rèn)為公務(wù)文書(shū)的信函，經(jīng)其收信人本人拆封后如系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交回綜合管理部依公文處理；指名部門(mén)部長(zhǎng)以上人員的信函，應(yīng)送其本人，如系公務(wù)文書(shū)，再交回綜合管理部依公文辦理。
?收文處理要點(diǎn)：
?遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，綜合管理部應(yīng)將正本妥為保藏，若需調(diào)用，應(yīng)以復(fù)印件代用。
?為利文書(shū)處理并達(dá)到分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬辦意見(jiàn)，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注明意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。
?文件處理期限：
?綜合管理部文員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)內(nèi)送交有關(guān)人員；
?急件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則；
?一般文件由部門(mén)部長(zhǎng)指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則；
?來(lái)文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢；
?計(jì)劃、研究、開(kāi)發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊文件的管理應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限；
?文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日；
?簽呈及傳閱文件：時(shí)接時(shí)清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過(guò)一日。
第三章  檔案管理
第十五條  綜合管理部負(fù)責(zé)管理北京水木知行人力資源管理咨詢(xún)公司的全部檔案。各部門(mén)可設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)管理各部門(mén)的檔案。水木知行績(jī)效管理咨詢(xún)公司檔案原則上均交由綜合管理部負(fù)責(zé)保管。文件處理完成后，原稿由綜合管理部歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如因業(yè)務(wù)處理特殊需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意后妥為保存且以復(fù)印件歸檔，并在備注中注明，各部門(mén)使用原件完畢后仍應(yīng)將原件交綜合管理部保存。
第十六條  歸檔文件的建立：
?各項(xiàng)目部由專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時(shí)移交檔案室，不得由個(gè)人掌管；
?設(shè)備管理部設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)各種機(jī)械設(shè)備完整檔案（購(gòu)置發(fā)票復(fù)印件、機(jī)械說(shuō)明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；
?財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案保管期限、編織憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告頁(yè)碼，按期移交檔案室；
?文書(shū)檔案、文書(shū)材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。
?人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。

以上管理制度是水木知行績(jī)效管理咨詢(xún)公司研發(fā)成果，版權(quán)歸水木知行所有，任何形式復(fù)制、轉(zhuǎn)載使用請(qǐng)注明來(lái)自水木知行網(wǎng)站。

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